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到张家界举行会议的注意事项

文章来源:本站原创 作者:zjjred 网站编辑:m.cits-zjj.com
到张家界举行会议的注意事项

  屈彪(中旅会展高级项目经理),以下张家界注意相关根据他笔录整理
 
、提前了解会议酒店或宾馆的详细情况:
   1
)主管会议的经理必须全程操作下来,与宾馆签定详细的合同;
   2
)宾馆附近的情况直接影响会议旅游的报名,应采取有效的防范施;
   3
)宾馆的特价房,钟点房,散客房的挂牌价格要了解清楚;
   4)
了解会场的具体情况,和专业设备的使用要先期试用,是多功能会场还是专业会场。主席台的高度也不可忽视;
 
 
二、会议代表旅游报名的注意事项:
   1
)来咨询的代表尽量让他们及早报名,以便做好旅游的各项准备工作;
   2
)及时统计旅游报名人数,尽量凑到合理人数便于操作和降低成本;
   3
)旅游参考单上要标明出游当天的安排(叫早,早餐,集合地点,出发等时间);
   4
)成团出游一定要安排好,服务好,让代表们感受到这是一次难忘的旅游。
   5
)这样代表们就会成为我们的直接客户,而会务组也会得到好反馈的,以后的合作会更加愉快,可想而知会后旅游的重要性;

  三、会议当天注意事项:
   1
)用早餐前,提醒服务员一定要凭会议代表的餐卷才能进餐厅;
   2
)会议负责人应提前抵达餐厅,仔细检查安排的用餐标准是否与合同相符,有情况及时协调;
   3
)会议举办前1小时,应当和会务组、酒店负责人一起到会议室检查会议设施,摆放,音响,投影仪等,如发现问题及时解决;
   4
)会议当天上午很重要,要派人盯一下会场,佩带代表证的才让进会场;

  四、会议代表入住宾馆:  
   1
)要求宾馆应做详细登记 ,我们也要做登记,每天核对一下人数。便于最后结算;
   2
)会后有续住的应由导游统计人数并收取费用来代订宾馆;  

  五、会议发票:
   1
)代会务组开给会议代表的发票,因张数很多可采取分段开,也可安排同一时间开;
   2
)应注意的是,要凭会务组开出的收据才给开发票。这样便于做帐;
   3
)会议代表一般都会要求多开住宿发票,按10%税金进行补收;

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